Makalah
Psikologi Manajemen
Komunikasi
Organisasi
FAKULTAS
PSIKOLOGI
UNIVERSITAS
GUNADARMA
Disusun Oleh :
Nama :
Edwin Rico R.
Npm :
12513775
Kelas
: 3PA11
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di
dalam kehidupan seseorang tidak akan terlepas dari yang namanya komunikasi.
Lebih lagi komunikasi dalam organisasi yang mana di dalamnya ada atasan dan
bawahan. Komunikasi yang dilakukan oleh atasan dan bawahan dalam ruang lingkup
organisasi akan memberikan berbagai efektifitas komunikasi itu sendiri.
Komunikasi
dalam organisasi sangat dibutuhkan agar dalam organisasi dapat mencapai tujuan
yang diinginkan oleh setiap anggota dalam organisasi. Setiap komunikasi dalam
organisasi biasanya dimanfaatkan untuk saling berbagi dan mencari tahu apa yang
dibutuhkan dalam organisasi serta apa kekurangan dalam organisasi tersebut.
Dari sinilah kita akan mempelajari bagaimana cara berkomunikasi dalam
organisasi.
B. Rumusan Masalah
1. Apa
itu definisi komunikasi organisasi?
2. Apa
saja dimensi-dimensi komunikasi organisasi?
3. Apa
saja faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi organisasi?
4. Apa
saja bentuk komunikasi organisasi?
5. Bagaimana
proses komunikasi?
6. Apa
saja hambatan-hambatan dalam komunikasi organisasi?
C. Tujuan Penulisan
Tujuan
dari dilakukannya penulisan makalah ini selain sebagai tugas softskill. Adapun
tujuan dari penulisan itu:
1. Untuk
mengetahui definisi komunikasi organisasi
2. Untuk
mengatahui dimensi-dimensi komunikasi organisasi
3. Untuk
mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi organisasi
4. Untuk
mengetahui bentuk komunikasi organisasi
5. Untuk
mengatahui bagaimana proses dari komunikasi organisasi
6. Untuk
mengatahui hambatan-hambatan dalam komunikasi organisasi
BAB
II
PEMBAHASAN
A. Definisi Komunikasi Organisasi
Komunikasi
organisasi adalah pengiriman (sending) dan penerimaan (receiving) berbagai
pesan organisasi di dalam kelompok di dalam kelompok formal maupun informal
dari suatu organisasi. Bila organisasi semakin besar dan kompleks maka akan
mengakibatkan semakin kompleks pula proses komunikasinya. Organisasi yang masih
kecil, yang anggotanya hanya berjumlah tiga orang atau kurang dari lima, proses
komunikasi yang berlangsung relatif sederhana dan masih bersifat langsung
mengarah ke setiap anggota organisasi. Tetapi organisasi yang anggotanya banyak
misalnya lebih dari seribu orang seperti HMI, GMKI, LEMA, ataupun Partai
politik dan lainnya menjadikan komunikasinya menjadi lebih kompleks.
Komunikasi
organisasi memiliki dua sifat yang tergantung oleh persetujuan yang dimiliki.
Sifat dari komunikasi organisasi pertama ialah formal. Komunikasi organisasi
formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan
sifatnya beriorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di
dalam organisasi, produktivitas dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan
dalam organisasi. Seperti memo, pernyatan, kebijakan, surat surat resmi dan
jumpa pers. Sifat organisasi yang kedua adalah komunikasi organisasi informal.
Anggota organisai yang menggunakan komunikasi organisasi informal adalah
komunikasi yang disetujui secara sosial. Arah komunikasi tersebut tidak secara
langsung kepada organisasi melainkan kepada anggota individu atau anggota
organisasi tersebut.
Beikut
beberapa definisi komunikasi organisasi menurut pakar komunikasi organisasi :
·
Frank Jefkinse mengatakan bahwa
komunikasi organisasi terdiri atas semua bentuk-bentuk komunikasi yang
direncanakan, ke arah luar dan ke arah dalam, antara sebuah organisasi dan
publiknya karena tujuan dari pencapaian sasaran tertentu mengenai pemahaman.
·
Pace dan Feules mengatakan bahwa
komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai penunjukan dan penafsiran
suatu pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu
organisasi tertentu.
·
Wiryanto mengatakan bahwa komunikasi
organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam
kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah
komunikasi yang di setujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya
berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam
organisasi, produktivitas, dan berbgai perkerjaan yang harus dilakukan dalam
organisasi.
B. Dimensi - Dimensi Komunikasi
Organisasi
1. Komunikasi
Internal
Komunikasi internal
organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi
yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan
dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb. Proses komunikasi internal ini bisa
berujud komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi
bisa merupakan proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media
massa). Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua, yaitu: Komunikasi
vertikal dan komunikasi horizontal.
2. Komunikasi
Eksternal
Komunikasi eksternal
organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar
organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh
kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri
oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang ianggap sangat penting saja.
Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal balik :
·
Komunikasi dari organisasi kepada
khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang
dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan,
setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk,
seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah;
pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers.
Komunikasi
dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan
oleh organisasi.
C. Faktor Yang Memengarhui Komunikasi
Organisasi
1. Pengetahuan
tentang komunikasi dan keterampilan berkomunikasi
Yang dimaksudkan adalah
penguasaan bahasa dan keterampiIan mempergunakan bahasa; keterampilan
mempergunakan media komunikasi untuk mempermudah proses pengertian pada
resipiens; kemampuan untuk mengenal dan menganalisis situasi pendengar sehingga
dapat memberikan sesuatu yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Di samping itu
jenis hubungan antara komunikator dan resipiens dapat juga mempengaruhi
efektivitas proses komunikasi.
2. Sikap
Komunikator
Sikap komunikator
seperti agresif (menyerang) atau cepat membela diri, sikap yang mantap dan
meyakinkan; sikap rendah hati, rela mendengar dan menerima anjuran dapat
memberi dampak yang besar dalam proses komunikasi retoris.
3. Pengetahuan
Umum
Demi efektivitas dalam
komunikasi retoris, komunikator se-baiknya memiliki pengetahuan umum yang luas,
karena dengan begitu dia dapat mengenal dan menyelami situasi pendengar dan
dapat mengerti mereka secara lebih baik. Dia harus mengetahui dan menguasai
bahan yang dibeberkan secara mendalam, teliti dan tepat. Dia juga hendaknya
mengetahui dan mengerti hal-hal praktis dari kehidupan harian para
pendengarnya, supaya dapat menyampaikan sesuatu yang mampu menggugah hati
mereka.
4. Sistem
Sosial
Setiap komunikator
berada dan hidup di dalam sistem masyarakat tertentu. Posisi, pangkat atau
jahatan yang dimiliki komunikator di dalam masyarakat sangat mempengaruhi
efektivitas komunikasi retoris (misalnya: sebagai pemimpin atau bawahan;
sebagai orang yang berpengaruh atau tidak).
5. Sistem
Kebudayaan
Di samping sistem
sosial, sistem kebudayaan yang dimiliki se-orang komunikator juga dapat
mempengaruhi efektivitas komunikasi retoris. Tingkah laku, tata adab dan
pandangan hidup yang diwarisinya dari suatu kebudayaan tertentu akan juga
mempengaruhi efektivitas dalam proses komunikasi retoris dengan manusia lain.
D. Bentuk Komunikasi Organisasi
1. Komunikasi
Vertikal
Bentuk komunikasi ini merupakan
bentuk komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah dan sebaliknya. Artinya
komunikasi yang disampaikan pimpinan kepada bawahan, dan dari bawahan kepada
pimpinan secara imbale balik. Fungsi komunikasi ke bawah digunakan pimpinan untuk:
a. Melaksanakan
kebijaksanaan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan kerja
bawahan.
b. Menyampaikan
pengaruh doktrinasi, evaluasi, teguran.
c. Memberikan
informasi mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi,
insentif.
Seorang
pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami
cara-cara mengambil kebijaksanaan, terhadap bawahannya. Keberhasilan organisasi
dilandasi oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang
memiliki jiwa kepemimpinan. Kedua hal terseut merupakan modal utama untuk
kemajuan organisasi yang dipimpinnya. Fungsi komunikasi ke atas digunakan untuk
:
a. Memberikan
pengertian mengenai laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini, permohonan
bantuan, dan keluhan.
b. Memperoleh
informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari
tingkat yang lebih rendah.
Bawahan tentulah berharap agar ide, saran, pendapat, tanggapan maupun
kritikannya dapat diterima dengan lapang dada, dan hati terbuka oleh pimpinan.
2.
Komunikasi Horizontal
Bentuk komunikasi secara mendatar,
diantara sesama karyawan dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung
tidak formal. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi
antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer.
Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam
organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar
pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu
organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya,
serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja.
3.
Komunikasi Diagonal
Bentuk komunikasi ini sering disebut
juga komunikasi silang. Berlangsung dari seseorang kepada orang lain dalam
posisi yang berbeda. Dalam arti pihak yang satu tidak berada pada jalur
struktur yang lain. Fungsi komunikasi diagonal digunakan oleh dua pihak yang
mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai wewenang langsung kepada pihak
lain.
E.
Proses
Komunikasi
Proses komunikasi dalam organisasi :
1. Proses
ideasi
Tahap pertama dalam suatu proses
komunikasi adalah ideasi (ideation) yaitu proses penciptaan gagasan atau
informasi yang dilakukan oleh komunikator.
2. Proses
encoding
Gagasan atau informasi disusun dalam
serangkaian bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada
komunikan dan juga pemilihan saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.
3. Proses
pengiriman
Gagasan atau pesan yang telah
disimbolkan atau disandikan (encoded) melalui saluran dan media komunikasi yang
tersedia dalam organisasi. Pengiriman pesan dapat dilakukan dengan berbicara,
menulis, menggambar dan bertindak.
4. Proses
penerimaan
Penerimaan pesan ini dapat melalui
proses mendengarkan, membaca, atau mengamati tergantung pada saluran dan media
yang digunakan untuk mengirimkannya.
5. Proses
decoding
Pesan-pesan yang diterima
diintrepretasikan, dibaca, diartikan,dan diuraikan secara langsung atau tidak
langsung melalui proses berfikir.
6. Proses
tindakan
Respon komunikan dapat berbentuk
usaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan
tindakan-tindakan lain.
F.
Hambatan-Hambatan
dalam Komunikasi Organisasi
1. Hambatan
dari Proses Komunikasi
Hambatan dari pengirim pesan,
misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim
pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
a. Hambatan
dalam penyandian/symbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan
tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan
antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan
terlalu sulit.
b. Hambatan
media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya
gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan
pesan.
c. Hambatan
dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima.
d. Hambatan
dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima
/mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari
informasi lebih lanjut.
e. Hambatan
dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya
akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan
sebagainya.
2. Hambatan
Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu
komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain,
misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara),
gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan
Semantik
Faktor pemahaman bahasa dan
penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang
mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara
pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa ( bahasa
daerah, nasional, maupun internasional), adanya istilah – istilah yang hanya
berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri,
kedokteran, dll.
4. Hambatan
Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial
kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta
harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan
emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang
hendak disampaikan.
5. Hambatan
Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi
dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau
ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll.
Salah
satu kesalahan terbesar yang dibuat dalam komunikasi adalah anggapan bahwa
pengertian terletak dalam “kata-kata” yang digunakan. Di samping itu,
bahasa-bahasa “non-verbal” yang tidak konsisten, seperti nada suara, ekspresi
wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.
BAB
III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Komunikasi
organisasi adalah pengiriman (sending) dan penerimaan (receiving) berbagai
pesan organisasi di dalam kelompok di dalam kelompok formal maupun informal
dari suatu organisasi. Bila organisasi semakin besar dan kompleks maka akan
mengakibatkan semakin kompleks pula proses komunikasinya. Dalam komunikasi
organisasi dapat dibedakan menjadi komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal.
Terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhui komunikasi organisasi
diantaranya faktor pengatahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi, selain itu
terdapat hambatan-hambatan yang terjadi dalam komunikasi organisasi dikarenakan
adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya.
SUMBER REFERNSI
